Geslaagde splitsing van de IT-infrastructuur van twee zusterbedrijven

Hoe splits je de IT-infrastructuur van een succesvol bedrijf op in twee aparte entiteiten? Dat is de opdracht die Studiebureau Jonckheere en Jonckheere ir-architecten aan PerfICTion Brugge – Dataplan voorlegden. De IT-specialist bood het passende antwoord op basis van een planmatige aanpak, volledig afgestemd op de noden van de klant. We belichten de transitie vanuit het oogpunt van zaakvoerder Koen Jonckheere en CIO Filip Algoedt van Studiebureau Jonckheere.

Studiebureau en architectenkantoor
Studiebureau Jonckheere uit Brugge is opgericht in 1959 door Amand Jonckheere. De familiale onderneming vertolkte onder meer een belangrijke rol bij prestigieuze projecten als de complexe sanering van de Brugse reien en de realisatie van het Jan Breydelstadion. Vanuit een multidisciplinaire aanpak tekenden zich gaandeweg twee afzonderlijke entiteiten af: Studiebureau Jonckheere en Jonckheere ir-architecten, met zonen Koen en Pol Jonckheere aan het roer. Studiebureau Jonckheere (geleid door Koen Jonckheere) specialiseert zich in infrastructuurwerken voor steden, overheden, intercommunales, projectontwikkelaars, architecten en andere studiebureaus. Aquafin bekroonde de expertise van de Brugse onderneming onlangs met de Kwaliteitsaward voor studiebureaus 2018.

IMG_8488 (2)

Jonckheere ir-architecten (geleid door Pol Jonckheere en zoon Tom) voert van zijn kant – zoals de naam al doet vermoeden – voornamelijk architectuuropdrachten uit. De volledige werking van het bureau is geïnformatiseerd en geautomatiseerd. Jonckheere ir-architecten maakte al in 2009 de overstap van Autodesk Autocad (2D) naar Autodesk Revit (3D) om projecten in een driedimensionale omgeving vorm te geven. Het architectenkantoor onderscheidt zich op het vlak van kostenefficiëntie en behaalt een hoog kwaliteitsniveau door middel van een strakke opvolging van elk project en de realisatie binnen de afgesproken termijn.

 

Aangewezen partner
De splitsing tussen het studiebureau en het architectenkantoor bracht op het vlak van IT nieuwe uitdagingen met zich mee. “Onze activiteiten en datastromen waren vroeger sterk aan elkaar gelieerd”, blikt Koen Jonckheere terug. “Maar de afgelopen jaren waren er almaar minder raakpunten. Toen wij in 2017 in Leuven een tweede studiebureau startten, kwam de opsplitsing van de IT-omgeving nog nadrukkelijker op de agenda.” De twee zusterbedrijven klopten aan bij PerfICTion Brugge – Dataplan, al vele jaren de geprefereerde IT-partner van het huis. “PerfICTion Brugge – Dataplan heeft de voorbije decennia onze aanhoudende groei gefaciliteerd op het vlak van hard- en software. We beschouwden de organisatie meteen als de logische partner om ook dit nieuwe project tot een goed einde te brengen.”

 

Gefaseerde splitsing
PerfICTion Brugge – Dataplan doet met zijn planmatige aanpak zijn naam alle eer aan. “PerfICTion Brugge – Dataplan bracht het project in kaart aan de hand van een gedetailleerde analyse”, vertelt Filip Algoedt. “Dat schiep een klare kijk op de te volgen stappen, aandachtspunten en uitdagingen.” De eerste fase van de transitie vond afgelopen zomer plaats. “Die omvatte in hoofdzaak de opsplitsing van de data. We trekken als studiebureau resoluut de kaart van innovatie en digitalisering. Onze modelleringssoftware en specifieke meetapparatuur vragen om een grote performantie van de infrastructuur. PerfICTion Brugge – Dataplan implementeerde een dataserver die niet alleen beantwoordt aan onze huidige noden, maar ons ook wapent voor toekomstige innovaties, tools en toepassingen.” Toen Studiebureau Jonckheere zijn activiteiten na het bouwverlof heropstartte, liep de datastroom meer dan gestroomlijnd. “Alle koppelingen naar onze maatsoftware waren meteen operationeel”, gaat Koen Jonckheere verder. “Dat was voor ons uiteraard van cruciaal belang.”

 

Bijstand op maat
Tijdens de komende eindejaarperiode rolt PerfICTion Brugge – Dataplan bij Studiebureau Jonckheere nieuwe servers uit. “Een logische stap, aangezien de garantietermijnen van onze vorige servers ten einde liepen. We testen in die tweede fase ook de synchronisatie met de serveromgeving in Leuven uit. Het is een denkpiste die uit onze richting komt, maar waar PerfICTion Brugge – Dataplan graag de schouders onderzet. Het team van PerfICTion Brugge – Dataplan ging voor ons op zoek naar een kostenefficiënte en werkbare oplossing”, aldus Filip Algoedt.

 

Dat PerfICTion Brugge – Dataplan gebruik maakt van de verlofperiodes van het Brugse studiebureau om de IT-infrastructuur opnieuw in te richten, draagt bij tot de bedrijfszekerheid. Op beide (her)opstartdagen verleent een PerfICTion Brugge – Dataplan-medewerker in-house de nodige bijstand. “We beschouwen het als een groot pluspunt dat het team van PerfICTion Brugge – Dataplan naast een vaste contactpersoon ook over een back-upmedewerker beschikt. Hij is eveneens vertrouwd met onze werking, waardoor een half woord meestal volstaat om elkaar te begrijpen””, licht Koen Jonckheere toe. De zaakvoerder zet graag in de verf dat PerfICTion Brugge – Dataplan gedurende het volledige project rekening houdt met de garanties op de bestaande hard- en software.

 

Begrensd mailverkeer
Studiebureau Jonckheere is er zich van bewust dat overmatig mailverkeer vreet aan de productiviteit en creativiteit van zijn medewerkers. PerfICTion Brugge – Dataplan ontwikkelde enkele jaren geleden op vraag van het studiebureau een applicatie die inkomende mails enkel om 10 en 15 uur doorsluist naar de mailbox van de bestemmeling. Op die manier beschikt elke medewerker over voldoende tijd om dossiers bij te werken, zonder de voortdurende stroom van impulsen die de vele mails met zich meebrengen. Koen Jonckheere: “We beschouwen het beperkte mailverkeer als een wezenlijk element in onze preventieve aanpak op het vlak van burn-out. PerfICTion Brugge – Dataplan heeft ook voor die heel specifieke en weinig evidente opdracht de geknipte oplossing uitgerold. De specialisten van PerfICTion Brugge – Dataplan implementeren die tot onze grote tevredenheid nu ook in onze nieuwe IT-infrastructuur.”